Kirjanpitolautakunta antoi ajankohtaisen lausunnon 2014/2021 tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärään ja allekirjoittamiseen liittyvistä kysymyksistä. Lausuntopyynnön laati Taloushallintoliitto.
Lausuntopyynnön tausta – käytännön ongelma hyväksymispäivän kirjaamisessa tilinpäätökseen
Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoittaminen on yleistynyt. Usein tilinpäätös allekirjoitetaan sähköisesti ja kukin hallituksen jäsenistä allekirjoittaa sen omien aikataulujensa mukaan tyypillisesti muutaman päivän tai viikon kuluessa. Tilinpäätöstä ei välttämättä käsitellä hallituksen kokouksessa, minkä Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan 1943/2015 katsonut kirjanpitolain sallimaksi menettelyksi.
"KPL ei vaadi, että allekirjoitusta varten tulisi pitää erillinen kokous ja tehdä tilinpäätöksen allekirjoittamisesta erillinen päätös. Päätösvaltaisen hallituksen allekirjoitukset ovat riittävä osoitus tilinpäätöksen hyväksymisestä.”
Ongelmaksi muodostuu usein käytännössä tilinpäätöksen hyväksymispäivän määrittäminen ja kirjaaminen tilinpäätökseen. Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan 1899/2012 (Tilinpäätöksen allekirjoittamisesta muutoin kuin perinteisin allekirjoituksin) lausunut seuraavasti:
”Päiväyksellä on oikeudellista merkitystä muun muassa, koska KPL 3:6 § velvoittaa laatimaan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tästä syystä asiakirjaan, joka käsittää tilinpäätöksen ja siihen liitetyn toimintakertomuksen, tulee olla erikseen merkittynä sen hyväksymispäivämäärä. Selvyyden vuoksi lautakunta siten katsoo riittämättömäksi sellaisen menettelyn, jossa kunkin allekirjoittajan nimen yhteydestä ilmenisi hänen allekirjoituksensa – olipa se sähköinen tai käsin tehty – päivämäärä ilman, että tilinpäätös- ja toimintakertomusasiakirjaan olisi merkitty sen hyväksymispäivämäärää.”
Olisi yksinkertaista merkitä hyväksymispäivämääräksi tilinpäätöksen allekirjoitusten jälkeen esimerkiksi viimeisen hyväksyntään tarvittavan allekirjoituksen päivämäärä. Tällöin kuitenkin tilinpäätöksen sisällön muuttumattomuuden osoittava varmenne ei enää toimisi, koska tiedostoa muutettaisiin allekirjoitusten jälkeen. Näin menetettäisiin yksi sähköisen allekirjoittamisen ja vahvan sähköisen tunnistamisen keskeisistä eduista – osapuolten oikeusturvan vahvistaminen tilinpäätöksen muuttumattomuuden osoittamisella.
Kirjanpitolautakunnan lausunnossa esitetty toimintamalli
KILA ei pitänyt Taloushallintoliiton esittämiä ratkaisuehdotuksia hyvän kirjanpitotavan mukaisina. Päätökselle oli selkeät juridiset perustelut. Sen sijaan KILA antoi seuraavan suosituksen:
"Lautakunta suosittaa, että tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi merkitään:
- sama kuin toimielimen kokouspöytäkirjan päiväys; tai
- se päivä, jona päätösvaltaisuuden tuottava määrä toimielimen jäsenistä on sähköpostitse tai muutoin todistettavasti ilmaissut hyväksyvänsä tilinpäätöksen; tämän jälkeen tulevat allekirjoitusmerkinnät tehtäviksi joko fyysisesti tai sähköisesti."
Eli jos hallituksen kokousta ei pidetä, voidaan hyväksymispäivä määrittää ennen tilinpäätöksen sähköistä allekirjoitusta esimerkiksi seuraavasti:
- hyväksymistieto kerätään sähköpostein
- hyväksymistieto kerätään allekirjoittajilta ensin samalla sähköisen allekirjoituksen välineellä, jolla varsinainen tilinpäätös allekirjoitetaan. Kun hyväksynnät on saatu, lähetetään tilinpäätös allekirjoitettavaksi sähköisesti.
Lähde: Taloushallintoliitto 11.3.2021
